Pourquoi l'inventaire est indispensable
L'inventaire annuel est une obligation comptable pour toute entreprise, mais s'en tenir à un comptage par an revient à piloter à l'aveugle. L'inventaire régulier sert à trois choses :
- calculer votre coût matière réel, et donc votre marge ;
- repérer les pertes : casse, produits périmés, portions non respectées, voire disparitions ;
- ajuster vos commandes pour éviter à la fois les ruptures et le surstock qui immobilise votre trésorerie.
À quelle fréquence faire l'inventaire ?
| Type d'inventaire | Fréquence conseillée | Produits concernés |
|---|---|---|
| Inventaire complet | Au moins une fois par mois, à date fixe | Tout le stock : réserve, chambres froides, cave, bar |
| Inventaire tournant | Chaque semaine | Produits chers ou sensibles : viande, poisson, alcools |
| Inventaire annuel | À la clôture de l'exercice | Obligatoire pour la comptabilité |
L'important est la régularité : même jour, même moment (idéalement après le dernier service, avant les livraisons), et mêmes règles de comptage. Sinon, les comparaisons d'un mois sur l'autre ne veulent rien dire.
La méthode pas à pas
- Préparez une liste de comptage dans l'ordre physique de vos rangements : on compte étagère par étagère, sans faire d'allers-retours.
- Comptez dans l'unité d'achat : un carton entamé de 6 bouteilles avec 4 bouteilles se note 0,67 carton, ou 4 bouteilles si votre fiche est en unités. L'essentiel est de rester cohérent.
- Travaillez à deux : l'un compte, l'autre note. C'est plus rapide et on évite les oublis.
- N'oubliez pas les en-cours : sauces, fonds, préparations du jour. Estimez-les, même grossièrement.
- Valorisez le stock au dernier prix d'achat, ou au coût moyen si vos prix varient beaucoup.
- Profitez-en pour appliquer le premier entré, premier sorti : les produits les plus anciens passent devant.
Calculer votre coût matière (food cost)
Une fois l'inventaire fait, le calcul est simple :
Consommation = stock de début de période + achats de la période - stock de fin de période
Food cost (%) = consommation ÷ CA HT nourriture × 100
Exemple : vous commencez le mois avec 6 000 € de stock, vous achetez pour 14 000 € de marchandises, et votre inventaire de fin de mois s'élève à 5 000 €. Votre consommation est de 6 000 + 14 000 - 5 000 = 15 000 €. Si votre CA nourriture HT du mois est de 48 000 €, votre food cost est de 15 000 ÷ 48 000 = 31 %.
Calculez-le séparément pour la nourriture et pour les boissons, dont les ratios n'ont rien à voir. Pour savoir où vous situer, consultez nos repères dans l'article sur les 7 indicateurs de chiffre d'affaires à suivre.
Comparer le théorique et le réel
Si vos plats ont des fiches techniques (grammages et coût de chaque ingrédient), vous pouvez calculer ce que vous auriez dû consommer compte tenu de vos ventes. L'écart entre cette consommation théorique et la consommation réelle mesurée par l'inventaire, c'est votre perte. Un écart de quelques points est normal. Au-delà, cherchez du côté des portions, des pertes non notées ou des erreurs de livraison.
Les erreurs qui faussent l'inventaire
- Changer de jour ou d'heure de comptage d'un mois sur l'autre.
- Oublier une zone de stockage : la cave, le congélateur du fond, le bar.
- Mélanger les unités (kilos, cartons, pièces) sans règle fixe.
- Compter une livraison reçue le jour même sans l'intégrer aux achats de la période.
- Ne pas vérifier les factures fournisseurs : un prix qui augmente sans que vous le voyiez fausse tout le calcul. La facture électronique va d'ailleurs faciliter ce contrôle.
Passer de la corvée au réflexe
Un inventaire papier recopié dans un tableur prend facilement deux ou trois heures. Avec un logiciel de gestion de stock, le stock théorique est mis à jour à chaque livraison et à chaque vente : l'inventaire devient un simple contrôle des écarts, fait en quelques minutes depuis un téléphone, et le food cost se calcule tout seul.
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