1. Partir de ce que vous consommez vraiment
Une bonne commande commence par une question : combien de ce produit a réellement été utilisé depuis la dernière livraison ? Pas ce que vous pensez utiliser, ce qui est sorti du stock. Un inventaire régulier, même rapide, sur vos dix produits les plus coûteux vaut mieux qu'un grand inventaire annuel. Notre article sur l'inventaire et le food cost propose une méthode pas à pas.
Notez aussi ce qui a été perdu, jeté ou offert : sans cette ligne, la consommation paraît plus faible qu'elle ne l'est, et les commandes suivantes sont sous-estimées.
2. Fixer un seuil de réapprovisionnement par produit
Le seuil est la quantité en dessous de laquelle on commande. Un repère de calcul : la consommation moyenne par jour, multipliée par le délai de livraison du fournisseur, plus une marge de sécurité pour les jours chargés. Un produit livré le lendemain n'appelle pas le même seuil qu'un produit livré une fois par semaine.
Fixez-le produit par produit, et révisez-le à chaque changement de saison ou de carte. Le module Stock d'Evolux déclenche une alerte quand un produit passe sous le seuil que vous avez choisi.
3. Choisir une fréquence de commande
Les produits frais, rapidement périssables, se commandent souvent et en petites quantités. Les produits secs, les boissons et les conserves peuvent se grouper. Regrouper vos commandes par fournisseur réduit le nombre de livraisons à réceptionner et facilite la négociation, mais ne le faites jamais au détriment de la fraîcheur.
Pour les produits à date courte, commandez pour quelques services plutôt que pour la semaine, quitte à passer une commande de complément. Pour les produits qui se gardent, profitez des minimums de commande ou des franco de port, mais comparez toujours le prix au kilo avec celui d'une livraison plus petite.
4. Contrôler à la réception
La livraison est le seul moment où vous pouvez encore refuser un produit. Comparez le bon de livraison à votre commande : références, quantités, aspect, emballage, dates limites. Pour les produits réfrigérés ou surgelés, relevez la température et comparez-la aux seuils applicables ; reportez-vous pour cela à l'arrêté du 21 décembre 2009 et au GBPH du restaurateur. Une denrée dont la date limite de consommation est dépassée ne peut plus être commercialisée.
En cas d'écart, notez-le sur le bon et signalez-le au livreur avant qu'il ne parte. Ce contrôle alimente aussi votre traçabilité : voir notre guide sur la traçabilité et les DLC.
5. Repérer les écarts de prix sur les factures
La facture est le dernier maillon, et souvent le moins relu. Rapprochez-la du bon de livraison et de la commande : une quantité facturée qui diffère de la quantité reçue, un prix unitaire qui bouge d'une facture à l'autre, une remise oubliée. Gardez l'historique des prix par produit : c'est lui qui montre une hausse progressive que personne ne remarque sur une seule facture.
Un point de calendrier à connaître : depuis le 1er septembre 2026, selon l'administration fiscale, toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques. Vos fournisseurs vous les enverront peu à peu dans ce format ; le module Facturation électronique d'Evolux reçoit et classe ces factures, sans double saisie.
Les erreurs qui reviennent le plus souvent
- Commander « au feeling » : on recommande ce que l'on voit manquer, pas ce qui a été consommé.
- Ne pas noter les écarts à la réception : un produit refusé sans trace ne se retrouve pas sur l'avoir.
- Changer de fournisseur sans comparer : un prix plus bas sur une ligne peut cacher une qualité ou un conditionnement différent.
- Surstocker les produits à date courte : le prix à l'unité paraît meilleur, la perte efface le gain.
- Laisser tout le monde commander : sans responsable, les doublons s'accumulent.
Une fiche par fournisseur
Pour chaque fournisseur, une fiche d'une page suffit : jours et heure limite de commande, jours de livraison, commande minimale, contact, conditions de reprise des produits non conformes. Elle se met à jour une fois par trimestre, et évite qu'une information importante ne reste dans la tête d'une seule personne. Désignez ensuite une personne responsable des commandes, et une autre pour la remplacer.
Sources et textes de référence
- Facturation électronique : calendrier (impots.gouv.fr)
- Guides de bonnes pratiques d'hygiène (GBPH), dont le guide du restaurateur (ministère de l'Agriculture)
- Arrêté du 21 décembre 2009 relatif aux règles sanitaires applicables aux activités de commerce de détail, d'entreposage et de transport de produits d'origine animale et denrées alimentaires en contenant (Légifrance)
- Date limite de consommation et date de durabilité minimale : ce que vous devez savoir (DGCCRF)
Textes consultés le 6 octobre 2026. Les seuils de température à la réception sont à relever dans les textes cités : ce guide n'en reprend aucun.
Voyez si vos prix fournisseurs ont bougé. Envoyez une facture fournisseur récente : nous repérons les écarts de prix et vous répondons sous 24 h, sans engagement.